Persondatapolitik for Grundejerforeningen Rådalsgård I
4040 Jyllinge
01-09-2021 — 1. udgave
CVR 40473750
Efter persondataforordningen skal vi som forening overholde en række bestemte regler, når vi behandler de personrelaterbare data, som du giver os i forbindelse med medlemskab af Grundejerforeningen Rådalsgård 1.
Reglerne indebærer, at vi skal oplyse de registrerede, dvs. dig, om hvordan vi behandler dine data.
Oplysninger om vores behandling af dine personoplysninger mv.
Vi Grundejerforeningen Rådalsgård I, CVR 40473750, er den dataansvarlige.
Grundejerforeningen er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget fra dig.
Som medlem af grundejerforeningen , behandles følgende personoplysninger:
- Dit navn, adresse, email og telefonnummer
Formålet med behandlingen af disse data, er at kunne administrere dit medlemskab af grundejerforeningen.
Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger findes i databeskyttelsesforordningens art 6 stk. 1 litra b, da det er nødvendigt at behandle oplysningerne for at opfylde dit medlemskab.
Der kan også være tale om, at vi i forbindelse med bogføring i foreningen behandler regnskabsmateriale indeholdende oplysninger om dig. I så fald baserer behandlingen sig på databeskyttelsesforordnings art. 6 stk. 1 litra c, om behandling på baggrund af en retlig forpligtelse.
Desuden behandler vi oplysninger om dig, på baggrund af interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens art. 6 stk. 1 litra f, fordi foreningens interesse i at behandle ovennævnte grundlæggende data om dig, overstiger din interesse i, ikke at få behandlet de pågældende data.
Hvor dine personoplysninger stammer fra:
- Fra dig
- Oplysninger fra ejendomsmæglere i forbindelse med salg/overdragelse af ejendomme i grundejerforeningen
Opbevaring af dine personoplysninger:
Vi opbevarer dine personoplysninger så længe det er relevant for at kunne opfylde dit medlemskab og opkræve kontingent herfor. Som udgangspunkt betyder det, at oplysningerne om dig, opbevares i 1 år efter dit medlemskab af foreningen er overført til den nye ejer. Herefter slettes oplysningerne.
Dog opbevarer vi regnskabsmateriale, der kan indeholde oplysninger om dig i vores økonomisystem i henhold til bogføringsloven, der stiller krav om, at regnskabsmateriale opbevares i 5 år.
Dine rettigheder:
I henhold til databeskyttelsesloven samt databeskyttelsesforordningen, har du som registreret en række rettigheder.
- Du har ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om dig.
- Du har ret til at få berigtiget og ajourført de personoplysninger, vi har registreret om dig.
- Du har ret til at få slettet de personoplysninger, vi har registreret om dig. Ønsker du at få slettet dine personoplysninger vurderer vi, om betingelserne for sletning er opfyldt, eller om vi trods dit ønske har ret til forsat at behandle oplysningerne.
- Ret til begrænsning af databehandling. Hvis vi efter en anmodning fra dig vurderer, at du har ret til at få begrænset behandlingen af dine persondata, må vi fremover kun behandle data om dig, med dit samtykke, eller for at et retskrav kan fastlægges, forsvares eller gøres gældende, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
- Ret til at overføre oplysninger (dataportabilitet)
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger og til at anmode om, at personoplysningerne overføres fra én dataansvarlig til en anden. - Du har ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
- Ret til ikke at være genstand for en automatisk afgørelse
Du har ret til ikke at være genstand for en automatisk afgørelse udelukkende baseret på automatisk behandling, herunder profilering.
Hvis du ønsker at få indsigt i, hvilke personoplysninger vi opbevarer om dig skal du kontakte os. Det gælder også hvis du har spørgsmål til ovenstående, eller hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen.
Du kan kontakte os via email:
bestyrelsesmedlem.r1gf@gmail.com
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning Hvad er dine rettigheder ?
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på.
Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.
Kommunikation med grundejerforeningen
Kontaktoplysninger (E-mails) på grundejerforeningens formand, kasserer, bestyrelsesmedlemmer, revisorer og suppleanter forefindes på grundejerforeningens hjemmesiden. Al kommunikation med grundejerforeningen via E-mail foregår via ikke-krypterede E-mail udbydere (grundejerforeningen benytter bl.a. Google’s Gmail). Dette betyder at grundejerforeningen kan ikke modtage personfølsomme data på sikker vis (CPR-nummer, helbredsoplysninger, politiske eller religiøse overbevisning, straffedomme og lign). Derfor skal alle evt. personfølsomme data fremsendes via anden sikker metode.
Videregivelse af dine personoplysninger
Foreningen videregiver ikke personoplysninger til virksomheder til markedsføringsbrug.
I forbindelse med drift og administration af grundejerforeningen, og i det omfang hvor nødvendigt, sker der videregivelse af personoplysninger til
- Roskilde Kommune
- Inkasso firma (vælges af bestyrelsen)
Vi videregiver almindelige personoplysninger om medlemmer, når vi har en legitim interesse eller skal overholde lovgivning.
Vi videregiver ikke medlemslisten til andre end bestyrelsen.
Revidering af privatlivspolitikken
Foreningen forbeholder sig retten til at foretage ændringer i nærværende privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på foreningens hjemmeside.
Dokumentoplysning
Dette dokument er udarbejdet af Grundejerforeningen Rådalsgård 1 , senest opdateret 1. september 2021 og godkendt på bestyrelsesmødet den 1. september 2021.
Du kan downloade dokumentet som PDF i linken her (åbner nyt vindue): Grundejerforeningen Rådalsgård 1 Persondata Politik_1_udgave